Quanto tempo posso lasciare ai miei direct per un task?
Informare le persone troppo in anticipo o troppo in ritardo su un task può essere controproducente. Usa la regola dei terzi!
Una delle cose più brutte è ricevere alle 17.00 la consegna di un lavoro per il giorno dopo. Mette nella brutta situazione di dover ri-pianificare la propria uscita dal lavoro e tutti gli impegni successivi.
Eppure capita: le scadenze sono imminenti e i tempi ristretti.
Un piccolo trucco organizzativo però può aiutare a risolver questo problema: la regola dei terzi.
Visioni diverse
Manager e direct in questo hanno visioni molto diverse:
i direct vorrebbero sapere subito tutti i progetti/task in cui sono coinvolti per potersi organizzare le idee e il lavoro.
noi manager vorremmo prenderci del tempo per riflettere sul lavoro da fare (come farlo? con che obiettivi?) prima di delegare.
Chi ha ragione?
In verità entrambi, ecco perché la regola dei terzi è così utile.
La regola dei terzi
È semplice.
Sei un manager.
Ti viene affidato un task o un progetto.
Dal momento in cui ti viene assegnato conti quanti giorni/settimane restano alla data di consegna.
Di quel tempo, un terzo puoi usarlo per rifletterci personalmente, i due terzi li devi lasciare ai tuoi direct per eseguire.
Esempio: C’è un task da consegnare entro 9 giorni?
3 giorni puoi pensarci tu sopra.
6 giorni li devi lasciare ai direct.
Questo vuol dire che devi comunicare la consegna entro e non oltre 1/3 del tempo totale, da quando hai saputo del task.
Vantaggi
Questa regola permette ai tuoi direct di digerire le informazioni e agire senza stress e senza fare errori.
Non solo!
Dà una regola anche a noi manager per evitare che vincano quelle vocine che abbiamo nella testa che ci dicono di fare altrimenti. Ve ne elenco alcune:
“È meglio se ci penso più tempo io, così possiamo fare meglio il lavoro”
“Non glielo comunico ancora, perché non ho avuto tempo di pensarci io. Ma domani di sicuro mi ritaglierò del tempo per farlo!” (non succede mai)
“Posso aspettare a dirglielo, quanto vuoi che ci metta a fare X e Y?”
Sistematicamente queste cose non accadono, perché sbagliamo in continuazione a calcolare quanto tempo abbiamo e quanto tempo abbiano gli altri.
Distorsioni mentali alla base
Qui agiscono molte distorsioni: il bias dell’ottimismo ci fa pensare che un direct possa metterci meno tempo di quanto realmente gli serve, la trappola del perfezionismo ci fa rimandare attività che potrebbero essere iniziate subito, aumentando la probabilità che (paradossalmente) non vengano affatto perfette, l’effetto better-than-average ci fa pensare che il nostro contributo al lavoro sia indispensabile e che il nostro team non ce la faccia da solo.
Tutte falsità!
Prendiamoci un terzo del tempo per rifletterci noi e poi: deleghiamo, deleghiamo, deleghiamo!
FAQ
“Se il mio direct a sua volta delega il task che gli assegno, posso sempre prendermi un terzo del tempo?”
Sì, basta che informi il tuo direct nel caso in cui debba delegare di farlo subito. In generale, non dovrebbero esserci più di due passaggi di delega, altrimenti entriamo in loop infiniti di delega che finiscono per far perdere tempo.
“Perché proprio un terzo del tempo e non metà?”
Perché noi manager dobbiamo abituarci a integrare le informazioni e delegare i task. Non dobbiamo risolvere tutto, non dobbiamo riflettere noi su tutto. Allungare il tempo in cui ritieni le informazioni non fa che:
diminuire il tempo utile ai tuoi direct.
procrastinare il compito (perché ammettiamolo, non ci penserai subito).
aumentare lo stress per il numero di impegni a cui dobbiamo pensare.
That’s all. Come sempre semplice e applicabile da subito!
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Ci vediamo sempre e comunque mercoledì prossimo 👋